ლურჯი ვერსია

7 ხერხი, რომლებიც სამუშაო დღეს სასიამოვნოდ გაგიმარტივებს

09 ოქტომბერი 2020

“დროის მენეჯმენტი პერიფერიული აქტივობა ან უნარი არაა. ის მთავარი უნარია, რომელზეც სხვა ყველაფერია დამოკიდებული.” – ბრაიან ტრეისი

შენი აზრით, საშუალოდ რამდენი საათი მუშაობს დასაქმებული დღის განმავლობაში?

პასუხი თითქოს ინტუიციურია – 8 საათს, არა? არა.

Vouchercloud-ის მიერ წარმოებული კვლევის თანახმად, საშუალო თანამშრომელი დღის განმავლობაში დაახლოებით სამი საათია პროდუქტიული. 8 საათიანი ცვლის დანარჩენი ნაწილი სიახლეების კითხვას, სოციალურ ქსელებს, კოლეგებთან საუბარს და სხვა გასართობებს ეთმობა.

სტარტაპერს ამის ფუფუნება არ გააჩნია. მის მიერ მუშაობაში დახარჯული დრო პირდაპირპროპორციულია წარმატებისა. სტატიაში, სახელად “როგორ შევქმნათ სიმდიდრე”, Y Combinator-ის თანადამფუძნებელი, პოლ გრაჰამი, ამბობს:

“ეკონომიკურად, სტარტაპი შეგიძლია წარმოიდგინო, როგორც ადგილი, სადაც მთელი ცხოვრების სამუშაო განაკვეთს რამდენიმე წელში ასრულებ. იმის მაგივრად, რომ დაბალი ინტენსივობით იმუშავო ორმოცი წლის განმავლობაში, მუშაობ იმდენს, რამდენიც ფიზიკურად შეგიძლია, ოთხი წლის განმავლობაში.”

იმისათვის, რომ სამუშაოს კომპრესირება ეფექტიანად შეძლო, ორი რამ გჭირდება: დროის მენეჯმენტი და პრიორიტებების დასახვა.


სწორად შეადგინე განრიგი

შენი სია სავსე იქნება დავალებებით, რომელთა ხარისხიანად მოსწრებაც მეტად სავარაუდოდ, შეუძლებელია. სანამ დროის სწორ განაწილებას შეუდგებოდე, ჯერ პრიორიტეტები უნდა დასახო.

პირველ რიგში, გადახედე შენი დავალებების სიას. მოდი, ერთი კვირის დავალებები ავიღოთ. თითოეული პუნქტი მიზანს უნდა წარმოადგენდეს და არა – სურვილს ან აბსტრაქტულ ამოცანას (მაგალითად, “მედიალაბის აქსელერატორში მოხვედრა”). არსებობს რამდენიმე მახასიათებელი, რომლებიც კარგ მიზანს ქმნის:

კონკრეტული

აღსრულებადი

რეალისტური

გაზომვადი

ვადებში განსაზღვრული

თუ შენი დავალება ამ მახასიათებლებს არ აკმაყოფილებს, მაშინ ის იმ აბსტრაქტულ სურვილად დარჩება, რომელიც ყოველი ახალი სიის ბოლოშია მიჯღაბნილი და ჯადოსნურად ელის შესრულებას.

გადააკეთე ამოცანები ზემოთ მოცემული პუნქტების შესაბამისად. ჩვენი მაგალითის შემთხვევაში, დაახლოებით ასეთი მიზანი გამოვიდოდა: “შევავსო მედიალაბის აქსელერაციის პროგრამის სარეგისტრაციო ფორმა ამ კვირის ბოლომდე”.

ამის შემდეგ, კიდევ ერთხელ გადაუარე ყველაფერს. ახლა პრიორიტეტების დასახვისა და სამუშაოს გუნდზე გადანაწილების დრო მოვიდა.

ამისათვის ერთ-ერთი კარგი მოდელია 4 გ-ს მეთოდი: გააქრე, გადადე, გადააბარე, გააკეთე.

გააქრე ისეთი საქმეები, რომელთა შესრულებაც, რეალურად, არაფერს მოგიტანს და უმიზეზოდ იკავებს შენს გონებას.

გადადე უმნიშვნელო ან მეორეხარისხოვანი საქმეები, რომლებიც სასწრაფო არაა.

გადააბარე გუნდის სხვა წევრებს ის საქმეები, რომელთა შესრულება თავისუფლად შეუძლიათ და დროც აქვთ ამისთვის. თუ ასე არაა, დაფიქრდი აუთსორსზე.

საბოლოოდ კი, გააკეთე, რაც დაგრჩება. ოღონდ, მიყევი თანმიმდევრულად.


დაიწყე ყველაზე რთულით

დროის მენეჯმენტსა და პრიორიტეტების დასახვაზე ერთი კარგი წიგნი არსებობს, რომელსაც “შეჭამე ბაყაყი” ჰქვია. უცნაური სახელია, არა?

წიგნი მარკ ტვენის სიტყვებს ეხმიანება:

“შეჭამე ბაყაყი ყოველ დილით და ამაზე ცუდი მთელი დღის განმავლობაში არაფერი დაგემართება.”

ამ გამოთქმის (და მთლიანი წიგნის) იდეა იმაში მდგომარეობს, რომ ჩვენ არასოდეს გვექნება საკმარისი დრო ყველაფრის მოსასწრებად. ამიტომაცაა ასეთი მნიშვნელოვანი ყველაზე ღირებული დავალებების იდენტიფიცირება და მათი ხარისხიანად შესრულება. დილა კი, ამ დავალებებიდან ყველაზე რთულით ან არასასიამოვნოთი უნდა დაიწყო. დღის დანარჩენი ნაწილი უფრო თავისუფლად და მეტი ენთუზიაზმით წარიმართება.


თავი შეიკავე ბევრი საქმის ერთდროულად კეთებისგან

იუტას უნივერსიტეტში წარმოებული კვლევის თანახმად, ადამიანების მხოლოდ 2%-ს შეუძლია ერთდროულად სხვადასხვა სამუშაოების შესრულება. ასეთი დაბალი პროცენტის მიზეზი ისაა, რომ მათ ტვინის სულ სხვანაირი ნეირონული აგებულება გააჩნიათ. ანუ, ისინი ფიზიკურად სხვანაირები არიან და ეს მიჩვევასთან ნაკლებადაა კავშირში. შეგიძლია თავად შეამოწმო შენი შესაძლებლობები ტესტის ონლაინ ვერსიით.

სხვადასხვა რამის კეთება ისე ჩანს, თითქოს ერთდროულად ბევრ საქმეს აკეთებ. სინამდვილეში, ამ დროს შენი ყურადღება გაფანტულია და არც ერთ საქმეზე ხარ ბოლომდე კონცენტრირებული.

დავალებების გადანაწილების ეფექტიანი მოდელია დროის ბლოკების გამოყოფა. ცნობილი ილონ მასკი, რომელიც სამ უმსხვილეს კომპანიას უდგას სათავეში და, პარალელურად, ოჯახისთვისაც ახერხებს დროის გამოყოფას, სწორედ ამ მოდელის გამოყენებას გვირჩევს.

დაყავი სამუშაო დღე რამდენიმესაათიან ბლოკებად რამდენიმე წუთიანი შესვენებებით (გავრცელებული მოდელია ორსაათიანი ბლოკები ყოველ 25 წუთში 5 წუთიანი შესვენებებით). შემდეგ, ჩასვი კონკრეტული დავალებები სასურველ ბლოკებში. კარგი იქნება, თუ გეგმას წინა დღეს დასახავ. სტარტაპერის ქაოსურ ცხოვრებას თუ გავითვალისწინებთ, ასე არც ახალ-აღმოჩენილი დავალების გრაფიკში ჩასმა გაგიჭირდება და არც მთელი დღის იმაზე ფიქრში გატარება მოგიწევს, რა გაქვს გასაკეთებელი. მაგალითად, ჩემი გრაფიკი ასე გამოიყურება ხოლმე:

გამოყავი დრო პასუხების გასაცემადაც კი!

როცა საქმეზე ხარ კონცენტრირებული, ერთი მესიჯის ან ზარის პასუხიც კი “მუშაობის დინებიდან ამოვარდნას” ნიშნავს. ჩათვალე, რომ მომდევნო 10 წუთი მაინც ამ ზონაში დაბრუნებაში გეკარგება. ეს დრო საკმაოდ ბევრია, თუ გავითვალისწინებთ იმას, რომ დღეში 10-20 ასეთი მესიჯი და ზარი შეიძლება შემოგივიდეს. დიდი ბრიტანეთის ტელეკომუნიკაციების რეგულატორის, OfCom-ის მიერ 2018 წელს წარმოებული კვლევის თანახმად, ადამიანები 12 წუთში ერთხელ ამოწმებენ მობილურებს. რთულია ასეთ პირობებში საქმეზე სრული კონცენტრაცია, არა?

სოციალური ქსელების ერაში შეტყობინებებზე პასუხის გაცემა გადაუდებელ საქმედ გვესახება. ეს მავნე ჩვევა არაპროდუქტიულობას და, ხშირად, სტრესს იწვევს. სჯობს, დღის წინასწარ განსაზღვრული მონაკვეთი გამოყო, რომელსაც მთლიანად დაუთმობ მნიშვნელოვან მეილებს, მესიჯებსა და ზარებს. Შეგიძლია გამოიყენო შესვენების დროც შენი დროის ბლოკებიდან, მაგრამ არავითარ შემთხვევაში – მუშაობის პერიოდი.


გამოიყენე ერთი პლატფორმა დროის მენეჯმენტისთვის

თუ ჯერ არ იყენებ პლატფორმას დროის მენეჯმენტისთვის, მიმართე რომელიმე პლატფორმას დროის მენეჯმენტისთვის. თუ ბევრ მსგავს პლატფორმებში ხარ გახლართული, აარჩიე მათში ყველაზე ეფექტიანი შენი საჭიროებებიდან გამომდინარე და წაშალე ყველა დანარჩენი.

Პრიორიტეტების დასახვასა და დროის მენეჯმენტში მინიმალურ დროს უნდა ხარჯავდე. ზოგი ამას საერთოდ არ აქცევს ყურადღებას, რაც პრობლემაა. ზოგი ზედმეტად აქცევს ამას ყურადღებას, რაც არანაკლები პრობლემაა. მას შემდეგ, რაც გარკვევით ჩამოწერ თვის, სამი თვის, ექვსი თვის პრიორიტეტებს, ყოველდღიურ რეჟიმში გრაფიკის შედგენა ავტომატურ პროცესად უნდა აქციო. თუ სამ სხვადასხვა პლატფორმას მიმართავ დღის განრიგის შესამოწმებლად და გასაახლებლად, ეს პროცესი იმდენად არასასიამოვნო გახდება, ერთ დღესაც საერთოდ მიატოვებ ამ საქმეს.

გუგლის კალენდარი, TeamUp-ი და Todoist-ი დროის განაწილების კარგი ხელსაწყოებია. შეგიძლია კლასიკური პასტითა და ბლოკნოტითაც იხელმძღვანელო. მთავარია, შეარჩიო შენთვის ყველაზე მოსახერხებელი და სხვა დანარჩენი, უბრალოდ, დაივიწყო.


დაიწყე ყოველი დღე ერთი და იგივე დროს

რუტინა მოსაბეზრებელია. არავის უყვარს ერთი და იგივეს ყოველდღიურად გამეორება. მაგრამ, თუ კარგად დაუფიქრდები, რუტინა სულაც არ ნიშნავს მოსაბეზრებელს. ეს უბრალოდ შენი დღის ორგანიზებაა, რაც შესაძლებლობას მოგცემს, საყვარელი საქმე ისე აკეთო, რომ მაქსიმალური სიამოვნება მიიღო და მაქსიმალური შედეგებიც დადო. ცხოვრების რითმისთვის ფეხის აწყობა კი ერთი და იგივე დროს ადგომით იწყება. ეს შეიძლება დილის 6 საათი იყოს, ან 10, ან, თუნდაც, 12 (რასაც, მაინც და მაინც, არ გირჩევთ). ნებისმიერ შემთხვევაში, თანმიმდევრული ძილი თანმიმდევრული დღის საწინდარია.

ერთი და იგივე დროს დაძინებისა და გაღვიძების შედეგებზე სულ რამდენიმე კვლევაა წარმოებული. აქედან ერთ-ერთი 2017 წელს ჩატარდა ჰარვარდის 61 სტუდენტზე. კვლევამ აჩვენა, რომ თანმიმდევრული ძილის მქონე სტუდენტებს, საშუალოდ, უკეთესი ნიშნები ჰქონდათ და მათი ბიოლოგიური საათი უფრო გამართულად მუშაობდა, დანარჩენებთან შედარებით. აქვე აღსანიშნავია, რომ საერთო ჯამში, ორივე ჯგუფი ერთი და იგივე დროს ატარებდა ძილში.


ნუ მოელი იმაზე მეტის გაკეთებას, ვიდრე შეგიძლია

დრო შენს ხელთაა, მაგრამ ის განსაზღვრული რაოდენობით გეძლევა და ამას ვერ შეცვლი. აუცილებლად მოგიწევს ზოგ საქმეზე უარის თქმა და სამომავლოდ გადადება. იმისათვის, რომ მნიშვნელოვანი დავალებების შესრულება მოასწრო, მხოლოდ ამ დავალებებზე უნდა კონცენტრირდე და სხვა ყველაფერი დაივიწყო. ფუჭი ნერვიულობა იმაზე, რაც შეუძლებელია, ხელს შეგიშლის იმაში, რაც შესაძლებელი და, მეტიც, სავალდებულოა.

იყავი ობიექტური და რაციონალური. წიგნი “შეჭამე ბაყაყიც” სწორედ ამ იდეაზეა აგებული:

“არ არსებობს საკმარისი დრო შენი დავალებების სიიდან ყველაფრის შესასრულებლად – და არც არასოდეს იარსებებს. წარმატებული ადამიანები არ ცდილობენ ყველაფრის მოსწრებას. ისინი სწავლობენ ყველაზე მნიშვნელოვან დავალებებზე ფოკუსირებას და უზრუნველყოფენ, რომ ეს დავალებები შესრულდება.”


გამოიწერე ჩვენი Facebook გვერდი და არ გამოტოვო სიახლეები აქტუალური სტარტაპებისა და კომუნიკაციების ინდუსტრიის შესახებ.

შემდეგ კი, გაეცანი:

როგორ მიხვიდე სტარტაპ იდეამდე, რომელიც მილიონებს მოგიტანს.

უკვე წარმატებული ანტრეპრენერების შეცდომები, რომლებიც მათ შედევრების შექმნაში დაეხმარა.

დიზაინერი სტარტაპერები, რომლებმაც მსოფლიო მასშტაბის უნიკალური პროექტები ყველაზე მეგობრულ პლატფორმებად აქციეს.

ანა მიქატაძე